Деловое письмо на английском языке: общаемся с партнерами по бизнесу

Если вам приходится много общаться с партнерами по бизнесу из Соединенных Штатов, Великобритании или Австралии, необходимо знать, как правильно составлять деловое письмо на английском языке. Примерную структуру документа, необходимую лексику, отдельные примеры мы постарались разобрать в этой статье.

Деловое письмо: особенности и британско-американские варианты

Любая официальная бумага имеет определенную структуру. То же самое мы можем сказать и о деловом письме. Оно обязательно должно включать следующие компоненты:

1. Данные адресанта (информация об отправителе).
2. Дата написания.
3. Данные адресата (информация о получателе).
4. Ссылка на предыдущую переписку (например, в ответ на письмо…). НЕ обязательно!
5. Тема письма.
6. Приветствие.
7. Основная суть или тело документа.
8. Заключительная часть.
9. Подпись.
10. Приложения/вложенные файлы.

Рассмотрим подробнее все пункты.

Вводные данные

В первом блоке обычно не указывается ФИО адресанта (за исключением американских бумаг), необходим только адрес. Напоминаем, что в англоязычных странах порядок его компонентов должен быть следующим: название организации, номер дома, название улицы, индекс, штат (провинция, графство и т.п.), страна, номер телефона. Если письмо отправляется из России, рекомендуем придерживаться отечественного почтового стандарта.

NB! Бизнес письмо на английском в Великобритании подразумевает указание адреса в правом верхнем углу листа, тогда как в Штатах – в левом верхнем углу (под датой) или, как вариант, после подписи, в нижней части.

NB! В британском английском дата ставится в правом углу (на строчку ниже указанного адреса), в печатном виде допускается ее левостороннее расположение. В американском варианте – дате определен верхний левый угол либо центр верхней части листа.

Данные адресата пишутся слева: в британском – на той же строчке, что и дата, либо линией ниже. В американском – с отступом в 2 строки вниз от информации об адресанте.

Приветствие

Если мы знаем имя и статус человека, к которому обращаемся, рекомендуется использовать DEAR + Mr/Dr… + фамилия (Dear Mr Thompson). Если пол коллеги неизвестен, можно обращаться: DEAR + Фамилия, имя (Dear Chris Qwerty). Встречаются случаи, когда партнеры обращаются друг другу просто по имени (например, Dear Mark).

Если мы не знаем, к кому конкретно будем обращаться, можно использовать следующие варианты:

Dear Sir (Sirs)/Madam	Уважаемый господин (господа)/госпожа, преимущественно в Великобритании
Gentlemen/Ladies	Господа/дамы, преимущественно в Америке
Dear Sir or Madam	Уважаемый Господин/Госпожа, когда пол неизвестен (британский вариант)
Ladies and Gentlemen	Леди и джентльмены, когда пол неизвестен (американский вариант)
To whom it may concern	Тому, кто заинтересован (тому, кого сие касается)

Тема письма

Указывается по желанию. Если речь идет об официальном письме на английском языке из Британии, тема располагается следующей строчкой после обращения. В американской версии документа она идет после адреса получателя.

Для акцентирования внимания можно выделять тему письма следующими способами:

• жирным шрифтом;
• заглавными буквами;
• предваряющими «Subject» или «Re:»

Тело письма

Всегда начинается с заглавной буквы, даже если после обращения (на предыдущей строке) стояла запятая. Стандарт выравнивания текста – по левому краю. Абзацы отделяются друг от друга пустой строчкой. В отличие от русскоязычных текстов в начале красной строки отступ не требуется.

Текст должен быть четким, со строгой структурой. В первой части автору следует вкратце объяснить причину написания, далее разъяснить цель в подробностях, в конце основной части – подвести итог и выразить то, что отправитель желает узнать, получить и т.п.

При построении основного текста можно использовать следующие словосочетания:

To receive one’s letter dated…	Получить чье-либо письмо от (такого-то числа)…
Thank you for…	Благодарим Вас за…
To confirm	Подтверждать
Hereby inform somebody	Настоящим уведомлять кого-либо
To have any questions	Иметь какие-либо вопросы
To look forward to something/doing something	С нетерпением ждать чего-либо/какого-либо действия
To get one’s address from	Получить чей-либо адрес из (от)…
To intend	Намереваться
To consider	Считать, рассматривать
To have a steady demand for…	Иметь постоянный спрос на…
To know more about	Узнать больше о…
To send a catalogue (catalog)	Отправить каталог
To be enclosed	Быть во вложении
To order the following items	Заказывать следующие наименования (продукции)

Прощание

Завершая формальное письмо на английском, используйте выражения:

• Sincerely yours (искренне ваш) – предпочтительно употреблять, если в начале указывали фамилию и имя адресата (особенно в британском варианте);
• Faithfully yours (с почтением ваш) – практически не используется в американской деловой корреспонденции (часто используется в Великобритании, если получателя не называли по имени-фамилии).

В электронных официальных посланиях можно часто встретить:

Regards/Kind regards	С уважением/глубоким уважением
Best wishes	С наилучшими пожеланиями

NB! Фразы прощания принято выравнивать по левому краю. НО! Если дата была написана в центре листа, прощание также следует «центрировать».

Вложение

Если к письму прилагаются какие-либо файлы, после подписи сделайте пометку «Enclosure» (Вложение) или сделайте отдельный список с перечислением всех прикрепленных бумаг.

Более наглядные примеры официального письма на английском вы можете найти здесь: www.lettersfromhomeroom.com. Читайте, изучайте детали, тренируйтесь, и пусть у вас все получится! Успехов в английском языке и в бизнесе!

Структура делового письма: на что нужно обратить внимание: