Образец оформления письма на английском – правила грамотного письма

Образец оформления письма на английском является, в общем-то, стандартным для различных видов писем.

Рекомендации по написанию письма

Если речь идёт о деловом письме, то запомните, что занятые люди читают письма быстро, поэтому переходите сразу к сути дела в первом параграфе. Чтобы человеку было сразу легче понять смысл проблемы или предложения используйте короткие фразы, выражайте мысли ясно и чётко. Также делите текст на смысловые абзацы, это поможет лучше переходить от одной мысли к другой – визуальное понятное оформление ведёт к более лёгкому пониманию смысла текста.

Несмотря на то, что о сути дела рекомендуется начать рассказывать с самого начала письма, не стоит забывать и о логической последовательности текста. Не выражайтесь сумбурно – если вопрос требует долгих объяснений, то постарайтесь сократить их до минимума и написать только суть.  Первые предложения могут повествовать о том, как возникла та или иная проблема или просто объяснять, почему вы пишите данное письмо.

В конце письма можно выразить надежду на скорейший ответ получателя и, если вы обращаетесь с какой-либо просьбой или проблемой, на решение данной проблемы.

Адрес

Если письмо отсылается из какой-либо организации, то в верхней левой части листа указывается:

• название компании (company name);
• адрес (address);
• дата написания письма (date).

Чуть ниже с правой стороны указывается:

• имя получателя (recipient’s name);
• должность, если письмо направляется в организацию (title);
• название организации;
• адрес организации.

Примеры написания адресов

Посмотрите, как выглядит адрес в английском письме.

How to write a formal letter — как написать деловое письмо

Структура текста письма

Структура делового письма на английском языке, в отличие от личного письма, в котором допустим свободный порядок мыслей, должна быть более чёткой. Основы структуры хорошего делового письма выучить легко.

• Обращение. Если у вас есть возможность, то узнайте, как точно зовут человека, который будет читать письмо (Dear Mrs, Mr, Ms или Miss Johnson), если имя получателя неизвестно или вы не знаете, кто конкретно будет рассматривать ваше письмо, то обойдитесь фразами Dear Sir or Madam или же To whom it may concern.

  Совет: если вы не уверены, насколько формальным должен быть стиль письма, то лучше выбрать более строгий, чем более личный.

• Введение. Здесь вы объясняете причину, по которой пишите письмо. Эти первые строки помогут читателю сразу понять, как стоит рассматривать письмо. Возможно, вы хотите пройти собеседование, сделать какое-либо деловое предложение, подать жалобу, просто проинформировать о чём-либо и т.д.

  Посмотрите несколько примеров того, как может выглядеть введение.

  —  I am writing to enquire about the position posted in The Londoners.
  —  Я пишу, чтобы узнать по поводу работы, опубликованной в газете «Лондонцы».

  —  I am writing to apologize for my absence.
  —  Я пишу, чтобы извиниться за своё отсутствие.

  —  I am writing to confirm our meeting tomorrow morning.
  —  Я пишу, чтобы подтвердить нашу встречу завтра утром.

  —  I am writing to apply for a position of manager in your company.
  —  Я пишу, чтобы подать запрос на должность менеджера в Вашей компании.

  —  I am writing to comment on the letter which I received yesterday from one of your managers.
  —  Я пишу, чтобы прокомментировать сообщение, который я получил вчера от одного из ваших менеджеров.

  Совет: обратите внимание, с какими частицами используются те или иные глаголы (to comment on, to apply for...).


Letter structure – структура письма
• Детали. В этой части вы переходите к более подробному описанию вашей цели. Она очень важна, т.к. покажет, как вы преподнесёте запрос или предложение, а это, в свою очередь, может повлиять на то, как читатель отреагирует на него.
• Заключительная часть. Напишите конкретно и ясно о своих ожиданиях на ответ, выразите надежду на личную встречу или звонок.

  —  I would be grateful if you could...
  —  Я был бы благодарен, если бы Вы смогли...

  —  I would be delighted to…
  —  Мне будет очень приятно…

  —  I am hoping for resolution of above given problem.
  —  Я надеюсь на решение вышеуказанной проблемы.

  —  Could you possibly…
  —  Не могли бы вы…

  Если вы пишите ответ на уже полученное сообщение или хотите поблагодарить или предложить помощь, то можете также воспользоваться следующими фразами. Структура английского письма довольно простая, если вы не знаете, что написать от себя – опирайтесь на фразы-клише.

  —  Thank you for your help
  —  Спасибо Вам за помощь

  —  Please contact us again if we can help in any way
  —  Пожалуйста, свяжитесь с нами, если мы можем помочь каким-либо образом

  —  Please contact us if you have any questions
  —  Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у Вас есть какие-либо вопросы

  —  Please call us if you have any problems
  —  Пожалуйста, позвоните нам, если у Вас возникнут какие-либо проблемы

Подпись

Оформление письма на английском обязательно требует подписи. Под текстом в левой (возможно и в правой) части листа располагаются:

• прощальная фраза (Sincerely yours, Best regards и т.д.);
• роспись;
• имя.

После прощальной фразы и перед именем принято оставлять три пустых строки. Если вы пишите письмо не личное, а деловое. То можете указать свою должность в компании под именем внизу письма, при этом отступать пустых строк не нужно.

Совет: если вы прилагаете к письму какие-либо документы, то, несмотря на то, что получатель и так их увидит, упомяните о них в письме (enclosed are…, I enclose…).

Закрепите свои знания о том, как оформлять письмо на английском, при помощи видео урока: